Eigentümer beauftragen oft eine Hausverwaltung, damit sie sich nicht selbst um die Verwaltung ihrer Mietwohnung oder ihres Mietshauses kümmern müssen. Die Höhe der Verwaltungskosten hängt von verschiedenen Kriterien ab. Lesen Sie hier, welche Arten der Hausverwaltung es gibt und mit welchen Kosten Sie als Eigentümer rechnen müssen.
Hausverwaltung beauftragen: Kosten-Nutzen-Analyse
Lohnt sich die Beauftragung einer Hausverwaltung?
Wichtiges bei der Beauftragung einer Hausverwaltung
Die Tätigkeit der Hausverwaltung setzt keine generelle Qualifikation voraus. Ein guter Verwalter sollte jedoch vor allem über wirtschaftliche, immobilientechnische und juristische Kenntnisse verfügen. Denn er hat einen wichtigen Einfluss auf den Erhalt und den Wert einer Immobilie. Leistungsumfang und Preise unterscheiden sich von Hausverwalter zu Hausverwalter. Daher ist es sinnvoll, Vergleichsangebote einzuholen oder Empfehlungen befreundeter Immobilienbesitzer zu folgen.
Es gibt drei Arten der Hausverwaltung:
1. Mietverwaltung
Eine Mietverwaltung ist überwiegend für die Vermietung von Wohnungen in Wohnanlagen sowie in Mehr- und Einfamilienhäusern zuständig. Sie übernimmt die Betreuung der Mieter und vertritt die Interessen der Eigentümer oder einer juristischen Person. Zudem kümmert sie sich um die Pflichten, die aus Vermietung einer Immobilie gegenüber Mietern, Behörden oder anderen Partnern entstehen.
| Rechtliche Leistungen | Administrative Leistungen |
Technische Leistungen |
- Koordination von Vertragsabschlüssen und Kommunikation mit Vertragspartnern - Meldung von Schadensfällen an Versicherungen - Vertretung der Eigentümer vor Gericht - Bestellung eines Rechtsbeistandes - Mietforderungen nachgehen - Mieterhöhungen schriftlich ankündigen |
- Organisation von Inseraten, Besichtigungen sowie Entscheidungsfindung - Aufsetzen von Mietverträgen und Vertragszusätzen - Kontrolle und Buchung der Mieteinnahmen - Durchführung von Mietanpassungen laut Vertrag - Prüfung von Mietminderungen - Erstellung von Zahlungsaufforderungen und Mahnungen - Erstellung der Betriebskostenabrechnung - Bezahlung der beauftragten Versorgungsdienstleister, z. B. für Wasser und Strom - Buchhaltung und Führung von Mieterakten |
- Begehung des Grundstücks und technischer Anlagen - Ansprechpartner für Mieter bei Reparaturbedarf innerhalb der Wohnungen - Kommunikation mit Eigentümern über Instandhaltungs- und Modernisierungsbedarf - Beauftragung und Koordination von Instandhaltungs- oder Reparaturarbeiten - Überprüfung der im Haus tätigen Dienstleister - Durchführung von Schlüssel- und Wohnungsübergaben |
2. WEG-Verwaltung
Die Wohneigentumsgemeinschaftsverwaltung (WEG-Verwaltung) kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum, das allen Besitzern von Eigentumswohnungen in einem Gebäude gehört wie zum Beispiel die Grünanlagen, die Fassade oder das Treppenhaus. Außerdem vertritt die WEG-Verwaltung die Miteigentümer nach außen. Sie übernimmt die gesetzlich definierten Leistungen sowie die rechtlichen, administrativen und technischen Leistungen, die im Verwaltungsvertrag vereinbart sind.
| Rechtliche Leistungen | Administrative Leistungen |
Technische Leistungen |
- Einberufung, Leitung und Protokollierung der WEG-Versammlung - Erstellung der Beschlussvorlagen - Pflege der Beschlusssammlung - Erstellung des Vermögensberichts - Koordination von Vertragsabschlüssen und Kommunikation mit Vertragspartnern - Vertretung der Gemeinschaft in Klageverfahren |
- Kontoführung für die WEG - Durchführung und Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen - Vertretung in Mahnverfahren - Führung der Buchhaltung - Überwachung bestehender Dienstleistungsverträge - Erstellung der Jahresabrechnung und des Vermögensberichts - Kontrolle der Instandhaltungsrücklagen - Erstellung des Wirtschaftsplans für das kommende Jahr - Erarbeitung von Vorschlägen zu Kosteneinsparungen oder Instandhaltungsmaßnahmen - Umsetzung von Beschlüssen der WEG |
- Begehung des Gemeinschaftseigentums - Beurteilung des baulichen und technischen Zustands der Immobilie - Erarbeitung von Vorschlägen zum Vorgehen bei Instandhaltung und -setzung - Beauftragung und Überwachung von Arbeiten - Beratung zu Werterhalt und Wertentwicklung der Immobilie - Einhaltung von Verkehrssicherungspflichten wie Winterdienst - Betreuung von Beweissicherungsverfahren bei Baumängeln |
3. Sondereigentumsverwaltung
Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) kümmert sich um die Verwaltung einzelner vermieteter Wohnungen innerhalb einer Wohneigentümergemeinschaft. Zum Sondereigentum zählen sämtliche Räume der Wohnung, zugehörige Keller-, Dach- und Lagerräume oder auch Böden sowie nicht tragende Wände.
| Organisatorische Leistungen | Verwaltungsleistungen | Kommunikationsleistungen |
- Organisation von Mietersuche und Wohnungsbesichtigungen - Abgabe von Empfehlungen an den Vermieter - Prüfung der Bonität der Interessenten - Vorbereitung und Abschluss der Mietverträge - Organisation und Durchführung der Wohnungsübergabe sowie Erstellung von Übergabeprotokollen - Verwaltung der Mietkaution - Ausstellung von Wohnungsgeberbestätigungen - Organisation und Begleitung bei Wohnungsräumungen |
- Verwaltung des Mietkontos - Kontrolle des Mieteingangs - Rechnungsprüfung - Bezahlung der an den Vermieter gerichteten Rechnungen - Erstellung und Versand der Nebenkostenabrechnungen - Überwachung des Bauzustands der vermieteten Wohnung - Veranlassung von Reparaturen und Sanierungsmaßnahmen - Durchführung von Mietanpassungen - Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Auflagen - Erfassung der Zählerstände bei Mieterwechsel |
- Schriftwechsel mit Mietern - Verwaltung von Abmahnungen im Interesse des Eigentümers - Weiterleitung von Schadensmeldungen, die das Gemeinschaftseigentum betreffen, an die WEG-Verwaltung - Erarbeitung von Auswertungen und darauf basierenden Empfehlungen zu unterschiedlichen Bereichen für den Eigentümer |
Kosten einer Hausverwaltung
Die Kosten für eine Hausverwaltung sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Im Durchschnitt kostet die Verwaltung für eine Wohnanlage mit mehr als 20 Wohnungen zwischen 20 und 40 Euro im Monat pro Wohnung. Häufig deutlich teurer ist die Verwaltung von Mietshäusern. Die Höhe der Kosten hängt von vielen Faktoren ab, zum Beispiel:
- Verwaltungsart bzw. Leistungen,
- Anzahl der Wohneinheiten,
- Alter des Gebäudes,
- Lage der Immobilie,
- Ausstattung,
- technische Einrichtungen,
- Zustand der Immobilie.
Die Kosten für eine Mietverwaltung hängen hauptsächlich von der Anzahl der Wohneinheiten, der Größe des Verwaltungsunternehmens und der Lage der Immobilie ab. Für Gebäude mit 10 oder weniger Mieteinheiten kostete die Verwaltung einer Wohnung im Jahr 2023 ca. 29 Euro pro Monat. Je mehr Wohneinheiten eine Anlage hat, desto stärker sinken die Verwaltungskosten.
Die monatlichen Kosten für eine WEG-Verwaltung betrugen 2023 für eine Wohnanlage im ländlichen Raum mit weniger als 10 Wohnungen etwa 26,61 Euro pro Wohnung. In der Stadt beliefen sie sich bei einer vergleichbaren Wohnanlage auf monatlich 32 Euro pro Wohnung. Auch hierbei gilt: Je mehr Wohneinheiten eine Anlage hat, desto niedriger sind die Verwaltungskosten.
Die Kosten für eine Sondereigentumsverwaltung hängen stark von den im Vertrag festgelegten Vereinbarungen ab. Zu beachten dabei ist, dass etwa die Hälfte der Verwaltungsunternehmen für diese Dienstleistung eine Pauschalgebühr berechnet, statt einzelne Leistungen individuell abzurechnen.
Fragen und Antworten zu Hausverwaltungskosten
Ist es möglich, die Kosten für die Hausverwaltung auf die Mieter umzulegen?
Nein. Die Hausverwaltungsgebühren gehören zwar zu den Betriebskosten wie auch die Ausgaben für Warmwasser, Heizung, Gemeinschaftsstrom, die Pflege des Gartens und bestimmte Versicherungen wie Sach- und Haftpflichtversicherung. Trotzdem ist es nicht erlaubt, die Hausverwaltungskosten auf die Mieter zu übertragen.
Lassen sich die Kosten für die Hausverwaltung von der Steuer absetzen?
Ja, die Kosten für die Hausverwaltung können Sie in Ihrer Einkommenssteuererklärung als Werbekosten steuerlich geltend machen.
