Bei der Nebenkostenabrechnung gilt: Vermieter können Ihren Anspruch auf Rückzahlung verlieren, Mieter hingegen nicht. Daher ist es wichtig, dass Ihre Nebenkostenabrechnung rechtssicher und für Ihre Mieter transparent aufgestellt ist.
Nebenkostenabrechnung erstellen
Darauf sollten Sie als Vermieter achten
Was sind Nebenkosten?
Unter den Begriff Nebenkosten fallen alle Kosten, die für den Vermieter durch den Besitz, die Instandhaltung und die Verwaltung der entsprechenden Immobilie anfallen. Doch nicht alle Kosten können auf den Mieter umgelegt werden. Lediglich die sogenannten Betriebskosten kann der Vermieter als umlagefähige Nebenkosten in seiner jährlichen Abrechnung aufführen.
Diese Nebenkosten können auf den Mieter umgelegt werden
Umlagefähige Nebenkosten sind die Betriebskosten – also Zahlungen, die regelmäßig anfallen. Hierzu zählen zum Beispiel jährliche Wartungsarbeiten. Reparaturen hingegen können nicht umgelegt werden. Insgesamt kennt die Betriebskostenverordnung folgende Kostenpositionen:
- Grundsteuer,
- Wasserversorgung,
- Entwässerung,
- Heizkosten,
- Warmwasserkosten,
- Aufzugbetrieb und -wartung,
- Straßenreinigung, Müllbeseitigung und Müllabfuhr,
- Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen,
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung,
- Gartenpflege,
- Beleuchtung allgemein genutzter Bereiche,
- Schornsteinfeger,
- Sach- und Haftpflichtversicherung,
- Hausmeister,
- Betrieb von Gemeinschaftsantenne oder Breitbandverteiler,
- Betrieb eines Waschraums.
Verschiedene Berechnungsmethoden
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Nebenkosten zu berechnen. Dabei können unterschiedliche Verteilerschlüssel angewendet werden.
- Verteilerschlüssel nach Wohnfläche
- Verteilerschlüssel nach Verbrauch
- Verteilerschlüssel nach Wohneinheit
- Verteilerschlüssel nach Personenanzahl
Achten Sie darauf, dass Sie den Verteilerschlüssel, den Sie nutzen, auf der Nebenkostenabrechnung angeben. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und hilft dem Mieter, die Berechnungen nachzuvollziehen.
Vermeiden Sie Formfehler
Ist Ihre Nebenkostenabrechnung nicht korrekt, kann es im schlimmsten Fall dazu kommen, dass Sie als Vermieter auf den Mehrkosten sitzenbleiben. Achten Sie besonders darauf, dass formell alles korrekt ist. Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter zum Beispiel nach Ende des Abrechnungszeitraums innerhalb von maximal 12 Monaten vorliegen. Schicken Sie die Abrechnung zu spät raus, gilt sie als ungültig. Außer Sie können nachweisen, dass die Verspätung nicht Ihre Schuld ist.
Diese Belege brauchen Sie für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung
| Nebenkostenart | benötigte Belege bzw. Rechnung |
| Heizung | Heizkosten, Wartung, Brennstoff, Schornsteigfeger |
| Strom | Allgemeinstrom |
| Wasser | Wasserversorgung, Gebührenbescheid für das Abwasser |
| Müllabfuhr/Straßenreinigung | anfallende Gebühren |
| Grundsteuer | Bescheid der Gemeinde |
| Versicherung | Haftpflicht- und Gebäudeversicherungsversträge bzw. Überweisungsbelege |
| Hausmeister | anfallende Kosten oder Anstellungsversträge und/ oder Gartenarbeiten |
| Weiteres | eventuelle Sonderkosten |
| Mieter | Daten zum Ein- und Auszug des Mieters bei Mieterwechsel |
Wichtige Prinzipien zur Nebenkostenabrechnung
- Abrechnungsfrist: bis ein Jahr
- Maximal 12 Monate abrechnen
- Vollständige Angaben
- Für den Laien nachvollziehbar
- Keine Pauschalen oder Schätzungen
- Nur abrechnen wie vereinbart
Pünktliche Zahlung gilt für Mieter und Vermieter
Beantworten Sie Rückfragen zu den Nebenkosten möglichst sofort. Korrekturen sind auch im Nachhinein möglich, sofern sie nicht zu Lasten des Mieters gehen. Fragen oder Einwände zu einer formell korrekten Nebenkostenabrechnung sind aber kein Grund dafür, dass der Mieter nicht pünktlich zahlt. Für die Formulierung von Einwänden hat der Mieter ein Jahr nach Erhalt der Abrechnung Zeit, auch wenn er schon bezahlt hat.
Genauso lange darf er Einsicht in die Belege verlangen. Mieter haben zudem das Recht, diese abzufotografieren, abzuschreiben oder zu kopieren, dürfen diese aber nicht mitnehmen. Guthaben müssen Sie dem Mieter in jedem Fall pünktlich erstatten, auch wenn Ihre Nebenkostenabrechnung nicht korrekt war.
Nebenkostenabrechnung selbst erstellen oder erstellen lassen?
Ob Sie die Nebenkostenabrechnung für Ihre vermietete Immobilie selbst erstellen oder eine Hausverwaltung damit beauftragen, hängt unter anderem davon ab, ob Sie Zeit oder Geld sparen möchten. Bei allen Entscheidungen rund um Ihre Immobilie unterstützen Sie die Berater bei den Volksbanken Raiffeisenbanken.
Fragen und Antworten zur Nebenkostenabrechnung
Welche Kosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden?
Zu den Nebenkosten gehören Heizung, Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Beleuchtung in gemeinschaftlich genutzten Räumen, Schornstein- und Straßenreinigung, Ungezieferbekämpfung und die Müllabfuhr. Weitere mögliche Nebenkosten sind Betrieb und Wartung eines Fahrstuhls, Gartenpflege, Hausmeister sowie falls vorhanden eine Gemeinschaftsantenne, Breitbandkabel und ein Waschraum.
Welche Kosten dürfen nicht umgelegt werden?
Es gibt nicht umlagefähige Nebenkosten, die nicht vom Vermieter in Rechnung gestellt werden dürfen. Hierzu zählen Verwaltungskosten, Reparatur- und Renovierungskosten, Bankgebühren, Gewerbekosten und Rücklagen des Vermieters. Oft lohnt es sich, genauer hinzuschauen. So muss ein Vermieter beispielsweise die Kosten für eine Reparatur der Heizungsanlage selbst tragen. Die jährliche Wartung kann jedoch als Betriebskosten in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden.
Kann der Vermieter die Nebenkosten nachträglich erhöhen?
Grundsätzlich ist eine Erhöhung der Nebenkosten nur mit Ankündigung erlaubt. Es gibt jedoch Ausnahmefälle. Kann der Vermieter nachweisen, dass sich auch für ihn die Kosten rückwirkend erhöht haben, ist eine nachträgliche Erhöhung rechtens. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Gemeinde rückwirkend die Grundsteuer erhöht. Der Mieter muss innerhalb von drei Monaten, nachdem der Vermieter von den erhöhten Kosten in Kenntnis gesetzt wurde, informiert werden.
Wie lange hat der Mieter Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu prüfen?
Grundsätzlich haben Mieter zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Sollte die Nebenkostenabrechnung allerdings ergeben, dass der Mieter eine Nachzahlung leisten muss, so muss diese innerhalb von 30 Tagen beglichen werden, sofern kein Widerspruch gegen die Abrechnung eingelegt wurde.
